小学校PTAでのITコンサル事例

こんにちは、CL事業部の長谷川です。

今回は小学公PTAでのITコンサル事例（業務改善）についてお話しします。

• 仕事としてのITコンサル事例ではありません

初めに

ITコンサルとは？ 🗣️

ITエンジニアというと「インフラや開発、運用」というイメージが強いと思います。

実は、ITコンサルという職種もあり、
簡潔に言うと「企業が抱えている問題を、ITの技術で解決する仕事」です。

今回の事例は？ 🏫

今回紹介するのは、私が小学校の PTA 役員として、
PTA 業務の一部をデジタル化した事例です。

主に、Google ドライブやQRコードの活用、権限の話がメイン。

地域のITコンサルの一環として、参考になれれば幸いです。

黎明期 🍀

PTA 内の問題点をヒアリング

• 😞 PTA メンバーより
  • データをUSBで管理している
    • 紛失が怖い。。
  • 配布する書類が多い
    • 印刷業務が大変だ！
• 🙂 私
  • じゃあ Google ドライブで管理して、配布も電子媒体で送信しよう！

1年後 🕐

普及活動から1年が経過したが

ほぼ普及しなかった。

検討 🤔

聞き込み調査 👂

なぜ普及しなかったのか？ をヒアリング。

• 😞 PTA メンバーからの意見
  • そもそも、Google ドライブの使い方が分からない
  • 電子媒体での一括送信は、大人の事情があって対応できない

意見を掘り下げてみた 🔍

Google ドライブの使い方が分からない 件

• そもそもUIの操作が分からない
  • ファイルはどうやって登録するの？
  • スプレッドシートやドキュメントの使い方が分からない
  • フォームの作り方が分からない
• 権限が複雑
  • 閲覧とか編集とかよく分からない
  • 保護者に資料を見せるにはどうしたらいいの？

電子媒体での一括送信は、大人の事情があって対応できない 件

• 一括送信は大人の事情で廃案
• LINE WORKS の活用も考えたが、進んでいない
  • 無償プランだと100人限定
    • 課金はいろいろ承認をもらう必要がある
  • 保護者に LINE WORKS アプリを入れてもらい、かつ登録してもらう必要がある
  • 転出、退会、卒業した場合の対応が必要
    • 入学年度ごとにチャットを分ける、という案も出たが、運用コスト面から廃案

考え直し 🧐

• 電子媒体での一括送信は、大人の事情や承認周りが大変
  • これは代替案に落とし込む（次項で説明します）
• Google ドライブなどの使い方が分からない
  • これを何とかする
  • 課題を一つずつ潰していこう！

対策実行 🦾

代替案から実施 🖨️

電子媒体での一括送信はできない。 ならば...

印刷はQRコード一枚だけにして、 資料自体はQRコードから読み込んでもらおう！

QRコードを利用できない方への対応 📱

QR コード非対応端末や、読み込み方法が分からない、という方もいる。

なので、特別対応も合わせて実施した。

• URLをそのまま併記する
  • フォントサイズを大きくする
    • 小さいと、印刷でかすれて読めないこともある
  • フォームなら 短縮 URL にして、保護者の入力コストを減らす
• 学校評議員の方には、今まで通り印刷で対応する
  • 高齢の方も多く、郵送＋書類の方が読んでいただける
  • 多くても10数件程度なので、印刷もそこまで負荷ではない

中間成果

• 印刷コスト削減
  • 今までは、3, 4枚 × 児童数 なので、2,000枚を超えることもあった
  • 今は 1枚 × 児童数 で済む
  • 数百枚単位で削減できた
• 拘束時間の削減
  • 今までは、n枚印刷して、さらにホチキス止めしていた
    • 3時間以上かかっていた
  • 今は 1時間以内で 終わる

そもそもUIの操作が分からない 件の解消 💻

ファイルはどうやって登録するの？ 📁

• 初めのうちは格納を代行
• そのうち慣れてきて、普通に操作できる人が増えた

スプレッドシートやドキュメントの使い方が分からない 📄

• Excel、Wordとも互換性があるので、手元のパソコンで作成したものを格納してもらった
  • ただし、完全な互換性ではないため、資料のズレが起きた
  • とりあえず、印刷と公開ができればOKだったので、この辺りは許容範囲
• 慣れている人には、スプレッドシートなどの操作方法をレクチャー
  • 直接 UI で編集できる人もいた

フォームの作り方が分からない 😥

• これも最初は代行
• フォームはアンケートや募集でよく使うので、一番需要があった
  • 相談件数も多かった
• フォームの作り方を現地でレクチャーしたりして、作れる人を増やした

権限が複雑 🔐

• 大事な部分なので、会議で時間を割いて全体周知した
  • 特に「インターネットに公開 はしないでね」という点
  • フォームの権限については、編集者と回答者で権限が違う理由を説明
    • 保護者への公開＝編集者の権限 と勘違いする人が多かった
• PTA メンバーの編集権限は、担当領域のフォルダごとに付与
  • 誤操作防止、かつ権限はく奪時に管理しやすいように
  • 全フォルダの閲覧権限は、PTA メンバー全員に付与（資料共有のため）
• QRコードなどで参照する保護者共有資料については、例外的に「インターネット共有フォルダ」を用意
  • 期限の過ぎたものは、会議などで確認して削除
• 権限の棚卸し
  • 利用者と担当領域を表で管理
  • 1年ごとに離任者の権限のはく奪、新任者の権限付与を実施

引継ぎ 🤝

• 引継ぎは前年から継続する方で、かつPTA組織に詳しい方にお任せした
• ある程度パソコン操作に明るい方に引き継いだ
• 他メンバーについても、1年間でドライブの操作は実務で試していただいている

成果のまとめ ✅

• USB 管理の撤廃　＝＞Google ドライブにデータを移行
• 印刷コストの削減　＝＞数百枚単位での削減
• 現地拘束時間の削減　＝＞オンラインで自宅からも作業可能に
• アンケートの効率化　＝＞フォームの活用で電子化

追記： Microsoft 365 は使わなかったの？

Excel や Word の利用者が多かったので、候補の一つだった。

まず、Microsoft 365 には Office の互換性が強いというメリットがある。

手元のパソコンで Excel や Word を使う人が多数なので、
互換性のある Microsoft 365 の方が、資料のズレなどが起こらない。

しかし、それ以上にデメリットも多かった。

• 無償プランだと容量が少ない
  • Google ドライブの 15G に比べて 5G しかない
  • PTA では写真をよく入れるので、容量は必要
• Microsoft アカウントを持っている人が少ない
  • Google アカウントはほとんどの人が持っていたので、普及しやすかった
• 一般に普及していない
  • Google ドライブでさえ普及に苦労したので、
    Microsoft 365 は普及のハードルがさらに上がる可能性もある
• 引き継ぎ
  • 後進に引き継ぐ際、「Microsoft 365 の管理が可能な人」を探す必要がある
  • PTA は人材不足なので、極めて難しいハードルだった

なので、Microsoft 365 の活用は保留（ほぼ廃案）となった。

所感

PTAのITコンサル、というのは、お金にはならない地味な作業かもしれません。

ただ、身近にある「自分のITの知見を活かせる場所」の一つではあります。

加えて「IT業界とはまったく違う世界の人に、ITの知見をどう伝えるか」
という訓練にもなりました。

私は講師もやっていますので、この点がとても経験になりました。

業務以外で ITの知見を活かせる場所、を探してみると、面白いかもしれませんね。

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